Systempartner Hagen GmbH | Allgemeine Geschäftsbedingungen zur Auftragsverarbeitung der Systempartner Hagen GmbH
 Allgemeine Geschäftsbedingungen zur Auftragsverarbeitung der Systempartner Hagen GmbH

Allgemeine Geschäftsbedingungen zur Auftragsverarbeitung der Systempartner Hagen GmbH

Im Folgenden wird die Systempartner Hagen GmbH als „Auftragnehmer“ sowie der Kunde als „Auftraggeber“ bezeichnet.

Präambel
Diese Bedingung beschreibt die Verpflichtungen der Vertragsparteien zum Datenschutz, die sich aus den Verträgen der Parteien oder aus Aufträgen des Auftraggebers ergeben. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit einem Vertrag oder durch Aufträge des Auftraggebers in Zusammenhang stehen und bei denen Beschäftigte des Auftragnehmers oder durch den Auftragnehmer Beauftragte personenbezogene Daten (»Daten«) des Auftraggebers verarbeiten.

§ 1 Anwendungsbereich und Verantwortlichkeit
Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Dies umfasst Tätigkeiten, die im jeweiligen Vertrag oder Auftrag und ggf. in einer Leistungsbeschreibung konkretisiert sind. Der Auftraggeber ist im Rahmen jedes Vertrages oder Auftrages für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung allein verantwortlich (»Verantwortlicher« im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO). Die datenschutzrechtlichen Pflichten des Auftragnehmers sind durch den Vertrag oder diese Geschäftsbedingungen festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in einem elektronischen Format (Textform) durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform zu bestätigen.

§ 2 Pflichten des Auftragnehmers
(1) Der Auftragnehmer darf Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Auftrages und der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten, außer es liegt ein Ausnahmefall im Sinne des Artikel 28 Abs. 3 a) DS-GVO vor. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen anwendbare Gesetze verstößt. Der Auftragnehmer darf die Umsetzung der Weisung solange aussetzen, bis sie vom Auftraggeber bestätigt oder abgeändert wurde.

(2) Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird technische und organisatorische Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers treffen, die den Anforderungen der Datenschutz- Grundverordnung (Art. 32 DS-GVO) genügen. Der Auftragnehmer hat technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherstellen. Dem Auftraggeber sind diese technischen und organisatorischen Maßnahmen bekannt und er trägt die Verantwortung dafür, dass diese für die Risiken der zu verarbeitenden Daten ein angemessenes Schutzniveau bieten. Die Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei jedoch sichergestellt sein muss, dass ein angemessenes Schutzniveau nicht unterschritten wird.

(3) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Erfüllung der Anfragen und Ansprüche betroffenen Personen gem. Kapitel III der DS-GVO sowie bei der Einhaltung der in Art. 33 bis 36 DS-GVO genannten Pflichten. Dieser Aufwand wird dem Auftragnehmer vom Auftraggeber zu den jeweils geltenden Stundensätzen des Auftragnehmers vergütet.

(4) Der Auftragnehmer gewährleistet, dass es den mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeitern und anderen für den Auftragnehmer tätigen Personen untersagt ist, die Daten außerhalb der Weisungen zu verarbeiten. Ferner gewährleistet der Auftragnehmer, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Vertraulichkeits-/ Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Auftrages fort.

(5) Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, wenn ihm Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt werden. Der Auftragnehmer trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Personen und spricht sich hierzu unverzüglich mit dem Auftraggeber ab.

(6) Der Auftragnehmer nennt dem Auftraggeber den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen.

(7) Der Auftragnehmer gewährleistet, seinen Pflichten nach Art. 32 Abs. 1 lit. d) DS-GVO nachzukommen und ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung einzusetzen.

(8) Der Auftragnehmer berichtigt oder löscht die vertragsgegenständlichen Daten, wenn der Auftraggeber dies anweist. Ist eine datenschutzkonforme Löschung oder eine entsprechende Einschränkung der Datenverarbeitung nicht möglich, übernimmt der Auftragnehmer die datenschutzkonforme Vernichtung von Datenträgern und sonstigen Materialien auf Grund einer Einzelbeauftragung durch den Auftraggeber oder gibt diese Datenträger an den Auftraggeber zurück, sofern nicht im Vertrag oder Auftrag bereits vereinbart. In besonderen, vom Auftraggeber zu bestimmenden Fällen, erfolgt eine Aufbewahrung bzw. Übergabe, Vergütung und Schutzmaßnahmen hierzu sind gesondert zu vereinbaren, sofern nicht im Vertrag oder Auftrag bereits vereinbart

(9) Daten, Datenträger sowie sämtliche sonstige Materialien sind nach Auftragsende auf Verlangen des Auftraggebers entweder herauszugeben oder zu löschen.

(10) Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, verpflichtet sich der Auftragnehmer den Auftraggeber bei der Abwehr des Anspruches im Rahmen seiner Möglichkeiten zu unterstützen.

(11) Die vorstehend geschilderten Aufwände sind vom Auftraggeber an den Auftragnehmer zu dessen jeweils gültigen Preisen gemäß Preisliste oder vereinbartem Auftrag zu vergüten.

§ 3 Pflichten des Auftraggebers
(1) Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er in den Auftragsergebnissen Fehler oder Unregelmäßigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.

(2) Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, gilt §2 Abs. 10 entsprechend.

(3) Der Auftraggeber nennt dem Auftragnehmer den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen (Datenschutzbeauftragten).

§ 4 Anfragen betroffener Personen
Wendet sich eine betroffene Person mit Forderungen zur Berichtigung Löschung oder Auskunft an den Auftragnehmer, wird der Auftragnehmer die betroffene Person an den Auftraggeber verweisen, sofern eine Zuordnung an den Auftraggeber nach Angaben der betroffenen Person möglich ist. Der Auftragnehmer leitet den Antrag der betroffenen Person unverzüglich an den Auftraggeber weiter. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten auf Weisung soweit vereinbart. Der Auftragnehmer haftet nicht, wenn das Ersuchen der betroffenen Person vom Auftraggeber nicht, nicht richtig oder nicht fristgerecht beantwortet wird.

§ 5 Nachweismöglichkeiten
(1) Der Auftragnehmer weist dem Auftraggeber die Einhaltung der in diesen Geschäftsbedingungen niedergelegten Pflichten mit geeigneten Mitteln nach.

(2) Sollten im Einzelfall Inspektionen durch den Auftraggeber oder einen von diesem beauftragten Prüfer erforderlich sein, werden diese zu den üblichen Geschäftszeiten ohne Störung des Betriebsablaufs nach Anmeldung unter Berücksichtigung einer angemessenen Vorlaufzeit durchgeführt. Der Auftragnehmer darf diese von der vorherigen Anmeldung mit angemessener Vorlaufzeit und von der Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung hinsichtlich der Daten anderer Kunden und der eingerichteten technischen und organisatorischen Maßnahmen abhängig machen. Sollte der durch den Auftraggeber beauftragte Prüfer in einem Wettbewerbsverhältnis zu dem Auftragnehmer stehen, hat der Auftragnehmer gegen diesen ein Einspruchsrecht. Für die Unterstützung bei der Durchführung einer Inspektion mit dem Auftraggeber wird dem Auftragnehmer sein Aufwand zu seinen jeweiligen gültigen Stundensätzen oder den im Vertrag oder Auftrag genannten Preisen vergütet.

(3) Sollte eine Datenschutzaufsichtsbehörde oder eine sonstige hoheitliche Aufsichtsbehörde des Auftraggebers eine Inspektion vornehmen, gilt grundsätzlich Absatz 2 entsprechend. Eine Unterzeichnung einer Verschwiegenheitsverpflichtung ist nicht erforderlich, wenn diese Aufsichtsbehörde einer berufsrechtlichen oder gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegt, bei der ein Verstoß nach dem Strafgesetzbuch strafbewehrt ist.

§ 6 Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)
(1) Der Einsatz von Subunternehmern als weiteren Auftragsverarbeiter ist nur zulässig, wenn der Auftraggeber vorher zugestimmt hat.

(2) Ein zustimmungspflichtiges Subunternehmerverhältnis liegt vor, wenn der Auftragnehmer weitere Auftragnehmer mit der ganzen oder einer Teilleistung der im Vertrag vereinbarten Leistung beauftragt. Der Auftragnehmer wird mit diesen Dritten im erforderlichen Umfang Vereinbarungen treffen, um angemessene Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten. Die vertraglich oder im Auftrag vereinbarten Leistungen bzw. Teilleistungen können z.B. unter Einschaltung folgender Subunternehmer durchgeführt: Siehe Anhang 1 Der Auftraggeber stimmt zu, dass der Auftragnehmer Subunternehmer hinzuzieht. Vor Hinzuziehung oder Ersetzung der Subunternehmer informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber mit einer Frist von zwei Wochen. Der Auftraggeber kann der Änderung – innerhalb einer angemessenen Frist – aus wichtigem Grund – gegenüber der vom Auftraggeber bezeichneten Stelle widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch innerhalb der Frist gilt die Zustimmung zur Änderung als gegeben.

(3) Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an Subunternehmer, so obliegt es dem Auftragnehmer, seine datenschutzrechtlichen Pflichten aus diesem Vertrag dem Subunternehmer zu übertragen.

§ 7 Fernwartung
(1) Sofern der Auftragnehmer die Wartung und/oder Pflege der IT-Systeme auch im Wege der Fernwartung durchführt, ist der Auftragnehmer verpflichtet, dem Auftraggeber eine wirksame Kontrolle der Fernwartungsarbeiten zu ermöglichen. Dies kann z.B erfolgen, in dem der Auftraggeber ermöglicht wird, die vom Auftragnehmer durchgeführten Arbeiten auf einem Monitor zu verfolgen.

(2) Für den Fall, dass der Auftraggeber einer Berufsgeheimnispflicht i.S.d. § 203 StGB unterliegt, hat dieser Sorge dafür zu tragen, dass eine unbefugte Offenbarung i.S.d. § 203 StGB durch die Fernwartung nicht erfolgt. Geöffnete Anwendungen oder Dokumente sind vor Verbindungsaufbau zu schließen. Der Auftragnehmer ist diesbezüglich verpflichtet, Technologien einzusetzen, die nicht nur ein Verfolgen der Tätigkeit auf dem Bildschirm ermöglicht, sondern dem Auftraggeber auch eine Möglichkeit gibt, die Fernwartungsarbeiten jederzeit, z.B. durch Unterbrechung der Verbindung zu unterbinden.

(3) Wenn der Auftraggeber bei Fernwartungsarbeiten nicht wünscht, die Tätigkeiten an einem Monitor o.ä. Gerät zu beobachten, wird der Auftragnehmer die von ihm durchgeführten Arbeiten in geeigneter schriftlicher Weise in einem Servicebericht o.ä. dokumentieren.

(4) Der Aufbau einer Verbindung zur Fernwartung durch den Auftragnehmer erfolgt nur nach Beauftragung oder nach Vertrag durch den Auftraggeber. Eine technische Verbindung wird nur mit zusätzlicher Genehmigung durch den Auftraggeber ermöglicht.

§ 8 Informationspflichten, Schriftformklausel, Rechtswahl
(1) Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschließlich beim Auftraggeber als »Verantwortlicher « im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung liegen.

(2) Änderungen und Ergänzungen dieser Bedingungen und aller ihrer Bestandteile – einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers – bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung, die auch in einem elektronischen Format (Textform) erfolgen kann, und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Bei etwaigen Widersprüchen gehen Regelungen dieser Anlage zum Datenschutz den Regelungen des Vertrages vor. Sollten einzelne Teile dieser Bedingungen unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Anlage im Übrigen nicht.

(3) Es gilt deutsches Recht.

Anhang 1: Sub-Unternehmerliste (Stand 25.05.2018)
• Terra Cloud GmbH, Hüllhorst, Deutschland
• Wortmann AG, Hüllhorst, Deutschland
• Tarox AG, Lünen, Deutschland
• 8 Soft GmbH, Würzburg, Deutschland
• Ebertlang GmbH, Wetzlar, Deutschland
• ADN Distribution, Bochum, Deutschland
• GDATA Software AG, Bochum, Deutschland
• Microsoft Corporation (z.B. Office 365; Exchange Online), Redmond, USA
• Tobit Software AG, Ahaus, Deutschland
• Kaspersky GmbH, Deutschland
• Rohde & Schwarz (Gateprotect), Deutschland
• Securepoint GmbH, Lüneburg, Deutschland
• Krämer IT Solutions GmbH (Monitoring), Eppelborn, Deutschland
• Wortmann Beteiligungsgesellschaft GmbH, Hüllhorst, Deutschland (Leasing)
• MMV Leasing, Koblenz, Deutschland (Finanzdienstleistungen)
• TeamViewer GmbH, Göppingen, Deutschland (Fernwartungssoftware)

Anhang 2: Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO (vgl. §2 Abs. 2)

1. Zutrittskontrolle
Maßnahmen, die geeignet sind, Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren.

• Alarmanlage
• Automatisches Zugangskontrollsystem einer externen Sicherheitsfirma
• Schließsystem
• Bewegungsmelder
• Schlüsselregulierung
• Transponder Schließsystem
• Videoüberwachung der Zugänge
• Sicherheitsschlösser

2. Zugangskontrolle
Maßnahmen, die geeignet sind zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können.

• Zuordnung von Benutzerrechten-Passwortvergabe
• Authentifikation mit Benutzername / Passwort
• Schlüsselregulierung
• Einsatz von externer Sicherheitsfirma
• Einsatz von Anti-Viren-Software
• Einsatz einer Hardware-Firewall
• Erstellen von Benutzerprofilen
• Zuordnung von Benutzerprofilen zu IT-Systemen
• Einsatz von VPN-Technologien
• Verschlüsselung von Datenträgern in Notebooks
• Einsatz einer Software-Firewall

3. Zugriffskontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.

• Anzahl der Administratoren auf das Notwendigste reduziert
• Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen
• Physische Löschung von Datenträgern vor Wiederverwendung
• Einsatz von Aktenvernichtern
• Verschlüsselung von Datenträgern
• Verwaltung der Rechte durch Systemadministrator
• Passwortrichtlinie inkl. Passwortwechsel
• Sichere Aufbewahrung von Datenträgern
• Ordnungsgemäße Vernichtung von Datenträgern

4. Weitergabekontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.

• Einrichtungen von Standleitungen bzw. VPN-Tunneln
• E-Mail-Verschlüsselung
• Dokumentation der Empfänger von Daten und der Zeitspannen der geplanten Löschfristen
• Beim physischen Transport sorgfältige Auswahl von Transportpersonal- und fahrzeugen
• Weitergabe von Daten in anonymisierter Form
• Beim physischen Transport sichere Transportverpackungen

5. Eingabekontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.

• Protokollierung der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
• - Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuelle Benutzernamen (nicht Benutzergruppen)
• Vergabe von Rechten zur Eingabe, Änderung und Löschung von Daten auf Basis eines Berechtigungskonzepts
• Erstellen einer Übersicht, aus der sich ergibt, mit welchen Applikationen welche Daten eingegeben, geändert und gelöscht werden können
• Aufbewahrung von Formularen, von denen Daten in automatisierte Verarbeitungen übernommen worden sind

6. Auftragskontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können.

• Auswahl des Auftragnehmers unter Sorgfaltsgesichtspunkten (insbesondere hinsichtlich Datensicherheit)
• schriftliche Weisungen an den Auftragnehmer (z.B. durch Auftragsdatenverarbeitungsvertrag) i.S.d. § 11 Abs. 2 BDSG
• Auftragnehmer hat Datenschutzbeauftragten bestellt
• Vertragsstrafen bei Verstößen
• vorherige Prüfung der und Dokumentation der beim Auftragnehmer getroffenen Sicherheitsmaßnahmen
• Verpflichtung der Mitarbeiter des Auftragnehmers auf das Datengeheimnis (§ 5 BDSG)
• laufende Überprüfung des Auftragnehmers und seiner Tätigkeiten

7. Verfügbarkeitskontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind.

• Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)
• Geräte zur Überwachung von Temperatur und Feuchtigkeit in Serverräumen
• Rauchmeldeanlagen
• Testen von Datenwiederherstellung
• Aufbewahrung von Datensicherung an einem sicheren, ausgelagerten Ort
• Klimaanlage in Serverraum
• Schutzsteckdosenleiste in Serverraum
• Feuerlöschgerät im Serverraum
• Erstellen eines Backup- & Recoverykonzepts
• Serverraum nicht unter sanitären Anlagen

8. Trennungsgebot
Maßnahmen, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.

• Physikalisch getrennte Speicherung auf gesonderten Systemen oder Datenträgern
• Versehen der Datensätze mit Zweckattributen / Datenfeldern
• Festlegung von Datenbankrechten